KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN

a.       Definisi Komunikasi

Argiris (1994) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sender) mengirimkan informasi (massage) pada orang lain, kelompok, atau organisasi (receiver).

b.      Proses Komunikasi

Berlo menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen, yaitu:

1.      Sumber komunikasi

2.      Pengkodean

3.      Pesan

4.      Saluran

5.      Pendekodean

6.      Penerima

7.      Umpan balik

c.       Hambatan Komunikasi

Alice A. Wright dan John J. Lynch,Jr (1995) mengklasifikasikan hambatan komunikasi menjadi empat yaitu:

1.      Gangguan

2.      Kepentingan

3.      Motifasi;suatu komunikasi dapat berlangsung baik jika pesan yang disampaikan dengan motivasi dari penerima

4.      Prasangka

Hambatan-hambatan lain dalam komunikasi adalah:

1.      Hambatan semantik, yaitu hambatan karena bahasa, kata-kata, atau kalimat-kalimat yang digunakan terlalu banyak penafsiran.

2.      Hambatan teknis, yaitu hambatan yang disebabkan oleh alat-alat teknik yang digunakan untuk berkomunikasi kurang baik.

3.      Hambatan biologis, yaitu hambatan yang ditimbulkan oleh kurang baiknya panca indra komunikator / komunikan (misalnya gagu / tuli).

4.      Hambatan psikologis, yaitu hambatan kejiwaan yang disebabkan perbedaan status dan keadaan misalnya direksi dengan pesuruh.

5.      Hambatan kemampuan, yaitu hambatan yang disebabkan komunikan kurang mampu menangkap dan menafsirkan pesan komunikasi sehingga dipersepsi serta dilakukan salah.

d.      Definisi Komunikasi Interpersonal

Menurut De Vito komunikasi interpersonal dapat didefiniskan sebagai komunikasi antar pribadi merupakan pengiriman pesan dari seseorang dan diterima oleh orang lain dengan efek dan umpan balik yang langsung.

Sedangkan menurut Mulyana, komunikasi interpersonal dapat didefinisikan sebagai memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun nonverbal.

Pelatihan & Pengembangan

a.       Definisi Pelatihan

Simamora menyatakan bahwa pelatihan adalah didasarkan pada fakta bahwa seseorang karyawan akan membutuhkan serangkaian pengetahun keahlian yang berkembang dengan baik  dan sukses di posisi yang ditemui selama karirnya.

Sedangkan Nawawi mengemukakan bahwa pelatihan suatu proses memberikan bantuan bagi para pekerja untuk menguasai keterampilan khusus atau membantu untuk memperbaiki kekurangannya dalam melaksanakan pekerjaan

b.      Tujuan dan Sasaran Pelatihan & Pengembangan

Menurut Simamora, tujuan diadakan pelatihan dan pengembangan adalah untuk membekali, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan produktivitas dan kesejahteraan. Adapun sasaran dari pelatihan adalah peningkatan kerja jangka pendek, sedangkan sasaran dari pengembangan adalah peningkatan kerja jangka panjang.

c.       Perbedaan Pelatihan & Pengembangan

·         Pelatihan

Tujuan    : Peningkatan kemampuan individu bagi kepentingan jabatan saat ini

Sasaran   : Peningkatan kinerja jangka pendek

Orientasi : Kebutuhan jabatan sekarang

·         Pengembangan

Tujuan    : Peningkatan kemampuan individu bagi kepentingan jabatan yang akan

                 datang

Sasaran   : Peningkatan kinerja jangka panjang

Orientasi : Kebutuhan perubahan terencana atau tidak terencana

d.      Faktor Psikologi Dalam Pelatihan & Pengembangan

Menurut Dole Yoder, agar pelatihan dan pengembangan dapat berhasil dengan baik, maka harus diperhatikan delapan faktor berikut:

1.      Individual Differences

Tiap-tiap individu mempunyai ciri khas yang berbeda satu sama lain, baik sifat, tingkah laku, bentuk badan, maupun pekerjaan. Oleh karena itu, dalam merencakan dan melaksanakan suatu pelatihan harus diingat adanya perbedaan individu.

2.      Relation To Job Analysis

Tugas utama dari analisa jabatan untuk memberikan pengertian akan tugas yang harus dilaksanakan didalam suatu pekerjaan, serta untuk mengetahui alat-alat apa yang harus dipergunakan dalam menjalankan tugas itu. Untuk memberikan pelatihan pada karyawan terlebih dahulu harus diketahui keahliannya. Suatu pelatihan yang tidak disesuaikan dengan bakat, minat, dan lapangan kerja karyawan dapat merugikan berbagai pihak.

3.      Motivation

Motivasi dalam pelatihan sangat diperlukan karena pada dasarnya motif yang mendorong karyawan untuk menjalankan pelatihan tidak berbeda dengan motif yang mendorongnya untuk melakukan tugas pekerjaannya.

4.      Active Participation

Dalam pelaksanaan pendidikan pelatihan para trainee harus turut aktif dalam mengambil bagian di dalam pembicaraan-pembicaraan mengenai pelajaran yang diberikan, sehingga akan menimbulkan kepuasan bagi para trainee apabila saran yang dikemukakan dapat diterima.

5.      Selection Of Trainee

Pelatihan sebaiknya diberikan kepada mereka yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dapat mengikuti latihan itu dengan berhasil. Dengan demikian apabila latihan diberikan kepada mereka yang tidak mempunyai minat, bakat, dan pengalaman kemungkinan akan berhasil sedikit sekali. Oleh sebab itu, diperlukan adanya seleksi.

6.      Selection Of Trainers

Berhasil atau tidaknya seseorang melakukan tugas sebagai pengajar tergantung kepada ada atau tidaknya persamaan kualifikasi orang tersebut dengan kualifikasi yang tercantum dalam analisa jabatan mengajar.

7.      Pelatihan Trainer

Sebelum trainer diberikan tanggung jawab dalam pelatihan, sebaiknya telah mendapat pendidikan khusus untuk menjadi tenaga pelatih. Dengan demikian, salah satu asas yang penting dalam pendidikan ialah agar para pelatih mendapat didikan sebagai pelatih.

8.      Training Methods

Metode yang dipergunakan dalam pelatihan haruslah sesuai dengan jenis pelatihan yang diberikan.

e.       Teknik dan Metode Pelatihan

      Program-program pelatihan dan pengembangan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Decenzo dan Robbins menyebutkan ada dua kategori pokok program pelatihan dan pengembangan manajemen, yaitu:

1.      Metode Praktis (On the job training)

Teknik ini merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan mendapatkan pelatihan langsung dari seorang pelatih yang berpengalaman. Berbagai macam teknik yang bisa digunakan dalam praktek adalah sebagai berikut:

a.       Rotasi jabatan

b.      Latihan instruksi pekerjaan

c.       Magang

d.      Coaching

e.       Penugasan sementara

2.      Teknik-Teknik Presentasi Informasi dan Metode-Metode Simulasi (Off the job training)

Melalui teknik ini, peserta latihan menerima representasi tiruan suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Tujuan utama teknik presentasi (penyajian) informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau keterampilan kepada para peserta. Metode yang bisa digunakan adalah:

a.       Metode studi kasus

b.      Kuliah

c.       Studi sendiri

d.      Program komputer

e.       Komperensi

f.       Presentasi

Masing-masing kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap konsep atau pengetahuan dan/atau keterampilan utama yang berbeda. Dalam pemilihan teknik tertentu untuk digunakan pada program pelatihan dan pengembangan, ada beberapa trade off. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu baik. Metode tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor berikut:

a.       Efektivitas biaya

b.      Isi program yang dikehendaki

c.       Kelayakan fasilitas-fasilitas

d.      Preferensi dan kemampuan peserta

e.       Preferensi dan kemampuan instruktur atau pelatih

f.    Prinsip-prinsip belajar